仕事を効率化する5つの方法!選択肢は1つではない

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問題提起・共感

仕事をしていると、仕事に追われて自分の時間が取れなくなる時期を誰もが経験するものです。あなたにも同じような経験がありますよね。

どんな仕事に就いていても、忙しい時期や忙しい時間帯ものがあります。理由は様々ありますが、普段通りに仕事をしていては追いつかなくなってしまいます。

そのような状況になると多くの人は「どうやって仕事を効率化するか」事を考えるものです。早く仕事を終わらせたい、自分の時間を確保したいなど理由は人それぞれです。

時には忙しい時期でなくても会社から「仕事を効率化する」方法を検討するように指示を受ける人もいるはずです。このように仕事を効率化するための方法を考える機会は多く存在します。

その時々の状況や環境によって効率化するための方法のも変わってきます。あなたにも経験があるように小さな変化で効率化できることもあれば大幅な変更が必要になることもあります。

それぞれの人が置かれている状況によって、求められている内容によって「仕事を効率化する」ための方法は変わってくるものです。共通するのは選択肢は1つではないことです。

あなたに必要な方法はどのような方法なのでしょう。それぞれに必要な方法を選択するためには色々な方法を知ることが必要ですよね。

仕事を効率化するための方法をいくつか整理してみました。それぞれの状況に合った方法を選択するヒントになるはずです。

1.効率を下げる5つの不足

1.1人手不足

仕事の効率が下がる大きな要因の1つに人手不足と言うものがあります。どのような規模の会社であっても人手が余っているような会社のは多くありません。

人手が不足するとなぜ仕事の効率が下がるのでしょう。もっとも大きく影響が出る要因となるのは1人1人が目の前の仕事に集中できる環境になくなる点です。

多くの人手不足の会社で起こっている現象のは1人の人間がいくつもの役割を兼務していることです。この事は1つ1つの仕事にかけられる時間の減少を意味します。

そのことによって、1つ1つの仕事の効率が下がっていまうことが起こるのです。それが深刻な人手不足を抱える会社では同時に複数の仕事に発生することもあります。

1つだけであれば影響が少なくても複数の仕事で同じような現象が起こってしまうと会社としての効率が大きく影響を受けることになり、効率化することが急務となります。

多くの会社で抱えている問題である人手不足ですが、その状況の深刻さを軽く見てしまっているケースが多いことも人材不足による効率低下が起こる要因です。

1.2連携不足

仕事をしている人は当然わかっているはずです。1つ1つの仕事のはその仕事だけで完結するものではなく、その前後に必ず別の仕事が繋がっているものです。

この繋がりが上手く結ばれていない場合、仕事の効率への影響は非常に大きなものとなり、繋がりが悪ければ悪いほど効率の低下も大きなものとなっていきます。

この場合は、仕事と仕事を繋ぐ仕組み的な問題が原因となっている場合と連絡やコミュニケーションの弱さが原因となっている場合とがあります。どちらも連携の基礎と言えます。

仕組み的な問題が原因となっている場合については、同じような問題が繰り返し起こることになります。わかっているから対処できるケースもありますが、対処していること自体が非効率とも言えます。

連絡やコミュニケーションの弱さが原因場合は人が原因ことになります。ここには人間関係ことや、関連する人の性格といったことも関係してきます。

仕事上の連携のは常に発生しているものですが、ほとんど意識することなく行っている人やケースが大半です。それが仕事の効率を下げる要素になる意識が薄いものです。

1.3知識不足

経験と知識が豊富な人が行う場合と、経験も知識もない人が行う場合では仕事の進み方も結果も大きく違ってくることは誰でも容易に理解することができます。

つまり、知識不足のままに仕事を行うことは効率を下げる要因になることです。これは新入社員などの新人が仕事を担当した時の事を考えるとわかりやすいはずです。

知識のは本人の努力と経験、そして会社側の指導によって補っていくものですが、当然のことながら全ての人が同じように知識を持っているわけでも持てるわけでもありません。

ベテランを揃えた会社であっても、経験豊富な専門家を集めた会社でも仕事が非効率になることがあります。つまり「仕事を効率化するため」の方法を考える必要が出てくることがあるのです。

どれだけの知識を持っていても1人では限界があります。そして、知識豊富な人を集めてみても全ての分野において十分となることは皆無と言えます。弱さの残る部分は効率の悪い部分となるのです。

1.4準備不足

仕事を効率的にしたいと考えるのは多くの人、そして多くの会社で常に考えられていることです。しかし、それを解決できている人や会社のは存在しないと言えます。

目の前にある非効率な部分を改善しようとして仕事を効率化するための方法を考えている間に次の非効率が生まれている、ような事が繰り返し起こっているからです。

仕事の効率が悪くなっている場合のは、一般的に効率が悪い業務や部署、人に目を向けて効率化するための方法を考える場合が大半です。これでは十分な効果は期待できません。

それは、なぜなのでしょうか。仕事の効率が下がっている場合の多くは、効率の悪い部分や段階だけに問題があるわけではないからです。仕事には順序があり、始める前の準備があります。

この準備の段階で既に何かを間違えたり、足りない部分があるとその後の仕事が全体的に非効率になるケースがとても多いのです。結果として非効率の発生した箇所を見ても解決はしません。

これが、非効率な部分に手を打つだけでは効果が十分に出ない原因です。準備不足によって業務のいろいろな段階に効率の悪化が生まれているのです。効率化するためには準備段階に目を向ける必要があります。

準備不足を解消するための方法を考えることが仕事を効率化するための方法を考えることになるのです。

1.5組織力不足

会社のは様々な要素で構成されています。それぞれの人には、それぞれに役割ものが決まっていて、それが1つの人もいれば2つ、3つ人もいます。

それらの人々が集まって部を作り、課が形成されたりしているのです。会社の部署のは独立しているようで全ての部署が何らかの形で関わりを持っていて繋がっています。

そして、その部署を形成する人もまた、上下左右に繋がりを持っているものです。先輩や上司、同僚や後輩といったものがこの上下左右の関係ことになります。

このような部署の関わりや人の関わりによって形成されているのが組織と言われます。この組織のは全てが上手く順調に関わりあうことが極めて難しいものです。

組織力の不足のは全ての組織で生じているものです。それを不足していると認識できているかどうかが仕事を効率化することが出来るかどうかにはとても重要になります。

不十分な部署構成であったり、能力を見誤った人員配置などによって組織力の低下ものはすぐに起こります。そしてそれは仕事の効率を下げていくのです。

2.効率化する5つの鍵

2.1人材鍵

仕事を効率化するためには人手を揃えて、それぞれの人がそれぞれの仕事に集中できる環境を整える必要があります。しかし多くの場合は必要な人員を全て揃えるのは難しいと言えます。

その場合には数ではなく、個人個人の能力を最大限で引き出すことで切り抜ける選択があります。数を能力で切り抜けるのです。員を材でカバーすることになります。

仕事をしていく上で経験したり、目にしたりする事がある人も多いと思います。1人で複数名の仕事に匹敵するような仕事をこなすような人のがいます。1人で何人分かの仕事をしてしまうのです。

このような人が1人でも多くいると人材で人員不足を解決することが可能になる場合があります。1人でも多くの人材を確保できれば人員不足によって起こる仕事の効率悪化を解消できます。

仕事を効率化するためには人材をいかに育て確保するかことが重要になります。

2.2ミーティング鍵

考え方が分かれるのがミーティングの重要性問題です。一部では会議の多い会社は良い会社とは言えないといった考え方もあり、ミーティングを何かの解決策とすることには反論もあります。

しかし、連携不足による効率の悪化を改善するための方法としては、上手なミーティングの使い方は有効な場合もあります。ここでは通常の会議とは違い交流の意味合いの強いミーティングが必要です。

社内の部署をまたがることは当然、年齢層や役職もランダムな選出での異部書交流ミーティングのような物を定期的に開くことができれば部署間の連携に好影響をもたらすことも可能です。

当然のことですが、ただ集めるだけでは仕事を効率化するための効果は期待できません。集まって何をするかことが大切になります。この時に重要なのは何かを決めることにこだわらないことです。

なぜ何かを決めることにこだわってはいけないのでしょう。何かを決定することはどうしても役職や年齢、社歴の上の人の発言力が強くなってしまうからです。

部署間や人と人との交流を目的としたミーティングにするためには発言力に差の生じる事が少ないことが重要な要素となります。その部分に注意したミーティングであれば効率化に繋がる可能性があります。

2.3現場研修鍵

様々な会社でそれぞれに工夫を凝らした研修ものが開かれています。その多くが求めている以上の結果を生むことがないのも悲しい現実です。

研修が失敗に終わる、研修の効果が思うように得られないのはなぜなのでしょうか。学校の授業を思い出してみると、そこにヒントが隠れているかもしれません。

多くの人は学校の授業の内容のはあまり覚えていなかったのではないでしょうか。それでも大半の人は学校を卒業しています。授業は頭に入らなくても内容をどこかで吸収したのです。

会社で行われる研修も同様です。先輩社員や役職者が前に立ちどれだけ説明しても、経験談を語ったとしても残念ながら多くの場合は聞くがわの頭の中には残らないものです。

一方で身を持って体験したことのは印象に残りやすいと言えます。座って話を聞くよりも現場での実体験の方が実践には効果が出やすいことなのです。そしてもう1つのキーワードは「成功体験」です。

人は成功した経験ものを誇りとして長い間自分の中に持つものです。研修とは如何にして現場で成功体験をさせてあげられるか点を重視して行うと効果が大きいことになります。

成功体験をする事で少しずつでも知識はつき、経験値も上がるのです。結果としてそれが仕事を効率化することに繋がっていきます。

2.4事前準備鍵

準備不足がのちになって様々なところに影響を及ぼして仕事の効率が下がってしまう経験をした事がある人は多いはずです。十分と思っていた準備が足りなくて後になって困るケースです。

この準備不足による仕事の効率の悪化を改善するためには事前準備を徹底するしか方法はありません。それはどのようにして行うのか点が重要になります。

何かの事前準備をする時のは対象となる仕事によって準備に関わる人の数も時間も変わってきます。ここで大切なことは事前準備をするための準備をしっかりと行うことです。

例えば、事前準備に関わる人の数を決める時間のが最も重要と位置づける事です。事前準備の期間を決める段階のを重視して考えることです。

多くの場合は準備に入る前の段階で失敗をしてしまっていて十分な準備が出来ないことになっています。準備を決める段階ものの重要度を上げることでその後の仕事の効率は大きく変わります。

準備の為の準備段階のは誰かが単独で予測して決めていたり、過去の経験則から同様の形にきまったりと意外にも重視されていない場合が多いものです。目を向けるのはその部分ことになります。

仕事を効率化するためには仕事の始まりからしっかりと考えることが大切なのです。会社を起こす時には考える時間を思い切り取るはずです。1つ1つの仕事に対しても同様のことなのです。

2.5組織再編鍵

組織力が低下していることによって仕事の効率が下がっている場合のは簡単には効率化を進めることができません。知っている通り組織のは多くの要素で構成されています。

そこに手を入れて仕事を効率化するのはとても大変な作業となります。当然のことながら1人の力ではできることではありません。当然時間もある程度は必要となります。

仕事を効率化するために組織に手をいれる場合は長期戦を覚悟する必要があります。しかし、全てが時間を要するわけでもありません。場合によっては意外にも簡単な場合もあります。

例えば、2つの部署を兼務している優秀な役職者をどちらかの部署に専念させるといったケースでは一定期間だけ専従させる決断さえできれば時間はかかりません。どちらもやっていたものを片方にするだけです。

残った片方をどうするか問題は残りますが、兼務されている部署や業務のは偏りが出るのが大半です。弱っている専従させることで一定の効果は生まれます。

大きな組織再編については時間をかけて進める必要がありますが、時と状況によってすぐに出来る決断を効果的に下すことができれば仕事を効率化する事は可能となります。

仕事を効率化する

仕事を効率化するためにどうするかのは多くの会社、多くの組織、多くの人が悩んでいる問題です。それだけに特効薬のような方法はあまりないと言えます。 今の状況としっかりと向き合った上で、原因をしっかりと把握することがとても重要です。原因がわかればそこにどのような方法で手を打つかを考えることになります。 問題が何かによって方法は様々考えられますが、大切なことは仕事を効率化するための方法のは経験則から判断してはならない事です。今までとは変わる必要があります。 今までの方法から頭を切り離して、しっかりと現実の目の前の問題に対処できる方法を選択しましょう。仕事の効率のは目に見える成果を与えてくれるものです。 しっかりとした選択ができれば、しっかりとした結果形で返ってきます。目に見える効果で次の効率化に進むこともできるはずです。まずは1つの効率化を成功させましょう。 その事がその先のいくつもの効率化に繋がっていくことになります。

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